一、展会参展费用管理规范(1）指定一人负责全部直接开支。(2）明确费用批准和使用的权限和范围。(3）交代清楚参展目标和预算额。(4）向全体工作人员说明．不轻易改变授权，不轻易干涉被授权人的决定；不要保密，而要将预算限额告知有关人员，包括外部的承包商。(5）必须按预算进行控制，若不照预算执行，代价将是很大的。(6）在实际工作中改变主意是经常发生的事，如果有充足的理由，即便会有额外开支，甚至损失，应该改变的还是要改变。(7）好的办法是仔细地调研、认真地决定、周密地安排。(8）任何改变都应有充足的经营理由。(9）由于预算是根据估计制定的， 因此不够准确，需要不断地调整。(10）至少每两个月要检查一次。发现差距就应进行调整，以便预算符合实际情况和需要。(11）计划方案里的工作项目，不要因为经费短缺而取消。虽然这会节省一些费用，但是却可能影响其他工作的开展，导致整体效果下降。(12）费用工作为整体展会工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用，提高参展工作的效率和效益。(13）做展会费用工作，不仅要站在财务角度，精打细算，不浪费金钱；还要站在经营角度，用投资的观念有效地使用金钱。(14）把它当做投资时，金钱才有活力，工作才具有挑战性，才能提高效果和高效益。(15）费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等许多技术要求和规定。(16）展会费用应纳入承办者的整体财务系统并符合政府统计、税务等部门的标准，而各单位、各地方的差别很大且不相容，组织承办者应掌握参会预算、控制等管理方面的一些原理、方法、知识和经验。二、展会预算去向分配规范1、设计施工类费用(1）包括设计、施工、场地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电气设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电话及计算机租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。(2）这部分费用可能占总预算的3 5 % ～· 10 % 。一般需要留有约1 5% 的备用额。2、展品运输类费(1）包括展品的制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、 运输、装卸、仓储、保险等。(2）这部分开支因距离远近、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，3、公关宣传费用(1）这是一个范围很广的开支类别，包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像，等等。(2）这部分开支可能占总预算的10 % ～ 3 0 % ，由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20% 。(3）有些参展企业在宣传、广告、公关、编印资料等方面有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传工作的一部分，在这种情况下这类开支项目也可以列为间接开支项目。
3、行政后勤类费用(1）行政及后勤人员开支是一个比较复杂的类别，展览间接开支大部分发生在这里， 比如正式筹备人员和展台人员的工资是参展企业的经常性开支，不从展览预算中开支。但是， 从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。(2）有一种计算方式称为“人员时间核算” 。“人员一时间核算”不仅是一种时间管理方式，可以提高工作效率，同时也是成本管理方式，可用以提高工作效益。(3）是否与预算和开支挂钩，要根据参展企业具体情况决定。行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、住宿、长期职工的补贴、人员培世、人员制服、临时雇员的工资等。(4）这部分费用可能占总预算的10 %-20 % ，备用额为10 % 。
